Анна Холманских, IT Project Manager и преподаватель курса PM в Spalah на воркшопе “Kanban-Pizza” рассказала, как с помощью системы Канбан управлять временем и ресурсами на реальном примере. А мы записали самое главное из теоретической части.
Что такое Канбан
В 60-е годы 20 века японская компания Toyota искала способ, как минимизировать затраты производства и решить проблему застоя ресурсов. Так была изобретена методология Канбан, основа которой — конвейерный метод производства с использованием карточек и полномерной визуализации.
Главное достоинство Канбана и причина его популярности в последнее время — простота, по сравнению с другими методологиями разработки и настройки процессов. В нем нет особых терминов, жестко регламентированных устоев и ролей. Команда, использующая эту методологию, может самостоятельно устанавливать себе стандарты или заимствовать их из других методологий (например, со Scrum).
Канбан — это не конкретный процесс, а система ценностей. Как Scrum и XP. Но более гибкая методология, чем Scrum и XP.
Если называть его одной простой фразой, то это «уменьшение выполняющейся в данный момент работы» или “work in progress”.
3 принципа, на которых строится Канбан
В построении Канбана все достаточно просто и ориентируется на игровой формат: все должно быть ярко, наглядно и визуально красиво. Выделяют 3 принципа этой методологии:
- Визуализация потока создания ценностей.
- Ограничение незавершенной работы (количество или время).
- Оптимизация процесса, используя метрику «среднее время прохода» (Lead Time) или другую, которая показывает отношение эффективности к общим затратам.
Проблемы, которые он решает
В последние годы Канбан стал часто применяться в сфере разработки программного обеспечения. Но одна из самых больших проблем в разработке софта — время простоя задачи, когда над ней никто не работает. По некоторым исследованиям, среднее время простоя в IT-отрасли — 98%. Лучшие из компаний (Facebook, Google, Amazon) снижают его до 60%.
Ситуация выглядит просто: обычно задач больше, чем ресурсов, которые их выполняют. Например, если взять ваш рабочий день или выходной: у вас есть планы, количество которых превышает возможности их реализации в этот самый день. Но ежедневно вы ставите приоритеты и ограничения, выбираете своеобразный «путь действий с выбранными шагами».
Соответственно, Канбан учит тому же — выбирать приоритеты, помещать все в определенный порядок и ставить ограничения на конкретный этап ваших проектов.
Где применяется Канбан
Главное достоинство Канбана — простота и низкий порог входа для внедрения в уже работающих бизнесах. Поэтому эта методология подходит для внедрения в новый бизнес, и может использоваться как добавление эффективной системы в уже существующий.
Чаще всего «чистый» Канбан используется только в поддержке проектов. В продуктовых и аутсорсинговых проектах он также работает, но для эффективности необходимо сочетание с дополнительными системами (тем же Scrum`ом, например). Хотя в Канбане можно установить ограничение по времени и бюджету, но без более глубоких вещей мы не сможем довести проект до качественного финального результата.
Когда мы заканчиваем работу над проектом, доводим его до финальной стадии, то чаще всего клиент возвращается к нам с дополнительными задачами. С помощью Канбана их можно спокойно поместить в очередь и перемещать внутри системы, придерживаясь приоритетов.
Второй вариант применения — внутренние работы компании и сайт своих услуг (например, маркетинговая часть). Обычно здесь нет ограничения в ресурсах и сроках, а потому Канбан — подходящее решение для ведения внутренних процессов и их контроля.
В итоге, построение бизнес-процессов и управление ими с помощью Канбан можно описать 3 правилами:
1. Визуализация производства.
Разделяйте работу на задачи, каждую задачу пишите на карточках и помещайте на стену или доску. Лучше всего из программ использовать для этого Trello — систему управления проектами.
Используйте названные столбцы, чтобы показывать положение задачи в производстве.
2. Ограничение WIP (work in progress) на каждом этапе производства.
Следите за тем, чтоб на каждом этапе у Вас было больше ресурсов, чем самих задач, тогда Вы сможете достичь хорошего результата быстрее, и при этом сплотив коллектив.
3. Измерение времени цикла — среднее время на выполнение одной задачи.
Задачи можно добавлять в любой момент, а ресурсы обозначаются в начале. Канбан хорош тем, что мы не знаем точного времени на выполнение задач. После первого процесса мы анализируем, сколько ресурсов было затрачено и понимаем, нужно ли добавить ресурсы или убрать простаивающие.
Главная цель: постоянно оптимизировать процесс, чтобы уменьшить время цикла.
Читайте также:
Работа с организацией, как организмом - инструменты для HR`ов
Управление изменениями в организации: основные заблуждения PM`а