Статья

Методология «Канбан» и как управлять бизнес-процессами

Анна Холманских, IT Project Manager и преподаватель курса PM в Spalah на воркшопе “Kanban-Pizza” рассказала, как с помощью системы Канбан управлять временем и ресурсами на реальном примере. А мы записали самое главное из теоретической части. 

Что такое Канбан

В 60-е годы 20 века японская компания Toyota искала способ, как минимизировать затраты производства и решить проблему застоя ресурсов. Так была изобретена методология Канбан, основа которой — конвейерный метод производства с использованием карточек и полномерной визуализации. 

Главное достоинство Канбана и причина его популярности в последнее время — простота, по сравнению с другими методологиями разработки и настройки процессов. В нем нет особых терминов, жестко регламентированных устоев и ролей. Команда, использующая эту методологию, может самостоятельно устанавливать себе стандарты или заимствовать их из других методологий (например, со Scrum). 

Канбан — это не конкретный процесс, а система ценностей. Как Scrum и XP. Но более гибкая методология, чем Scrum и XP. 

Если называть его одной простой фразой, то это «уменьшение выполняющейся в данный момент работы» или “work in progress”.

3 принципа, на которых строится Канбан

В построении Канбана все достаточно просто и ориентируется на игровой формат: все должно быть ярко, наглядно и визуально красиво. Выделяют 3 принципа этой методологии: 

  1. Визуализация потока создания ценностей.
  2. Ограничение незавершенной работы (количество или время).
  3. Оптимизация процесса, используя метрику «среднее время прохода» (Lead Time) или другую, которая показывает отношение эффективности к общим затратам. 

Проблемы, которые он решает

В последние годы Канбан стал часто применяться в сфере разработки программного обеспечения. Но одна из самых больших проблем в разработке софта — время простоя задачи, когда над ней никто не работает. По некоторым исследованиям, среднее время простоя в IT-отрасли — 98%. Лучшие из компаний (Facebook, Google, Amazon) снижают его до 60%. 

Ситуация выглядит просто: обычно задач больше, чем ресурсов, которые их выполняют. Например, если взять ваш рабочий день или выходной: у вас есть планы, количество которых превышает возможности их реализации в этот самый день. Но ежедневно вы ставите приоритеты и ограничения, выбираете своеобразный «путь действий с выбранными шагами». 

Соответственно, Канбан учит тому же — выбирать приоритеты, помещать все в определенный порядок и ставить ограничения на конкретный этап ваших проектов. 

Где применяется Канбан

Главное достоинство Канбана — простота и низкий порог входа для внедрения в уже работающих бизнесах. Поэтому эта методология подходит для внедрения в новый бизнес, и может использоваться как добавление эффективной системы в уже существующий. 

Чаще всего «чистый» Канбан используется только в поддержке проектов. В продуктовых и аутсорсинговых проектах он также работает, но для эффективности необходимо сочетание с дополнительными системами (тем же Scrum`ом, например). Хотя в Канбане можно установить ограничение по времени и бюджету, но без более глубоких вещей мы не сможем довести проект до качественного финального результата. 

Когда мы заканчиваем работу над проектом, доводим его до финальной стадии, то чаще всего клиент возвращается к нам с дополнительными задачами. С помощью Канбана их можно спокойно поместить в очередь и перемещать внутри системы, придерживаясь приоритетов. 

Второй вариант применения — внутренние работы компании и сайт своих услуг (например, маркетинговая часть). Обычно здесь нет ограничения в ресурсах и сроках, а потому Канбан — подходящее решение для ведения внутренних процессов и их контроля. 

В итоге, построение бизнес-процессов и управление ими с помощью Канбан можно описать 3 правилами: 

1. Визуализация производства. 

Разделяйте работу на задачи, каждую задачу пишите на карточках и помещайте на стену или доску. Лучше всего из программ использовать для этого Trello — систему управления проектами. 

Используйте названные столбцы, чтобы показывать положение задачи в производстве. 

2. Ограничение WIP (work in progress) на каждом этапе производства. 

Следите за тем, чтоб на каждом этапе у Вас было больше ресурсов, чем самих задач, тогда Вы сможете достичь хорошего результата быстрее, и при этом сплотив коллектив.

3. Измерение времени цикла — среднее время на выполнение одной задачи. 

Задачи можно добавлять в любой момент, а ресурсы обозначаются в начале. Канбан хорош тем, что мы не знаем точного времени на выполнение задач. После первого процесса мы анализируем, сколько ресурсов было затрачено и понимаем, нужно ли добавить ресурсы или убрать простаивающие. 

Главная цель: постоянно оптимизировать процесс, чтобы уменьшить время цикла. 


Читайте также: 

Работа с организацией, как организмом - инструменты для HR`ов

Управление изменениями в организации: основные заблуждения PM`а

Подпишись на еженедельный дайджест и получай на почту:

лучшие статьи, видео вебинаров, предстоящие события, интервью с лидерами индустрии

Наши каналы в социальных медиа: